Microsoft Outlook でメールボックスのサイズをクリーンアップ、圧縮、削減する方法

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マイクロソフトのアウトルックは電子メールサービスのクライアントであり、電子メールと添付ファイルをオフラインで保存します。電子メールを送受信すると、データベースのサイズは増加し続けます。インターネットに接続していないときでも電子メールにアクセスできるようになりますが、メールボックスのサイズが拡大し続けることも意味します。この投稿では、Microsoft Outlook でメールボックスのサイズを圧縮して削減する方法を紹介します。

Outlook でメールボックスのサイズをクリーンアップ、圧縮、縮小します

メールボックスが大きい場合の欠点は、エクスペリエンスが遅くなることです。何かを開いて検索するのに時間がかかります。さらに、Office 365 などの電子メールプロバイダーによって、メールボックスの最大サイズが制限されます。つまり、Microsoft Outlook でメールボックスのサイズを縮小しない限り、電子メールの送受信ができなくなります。

Outlook メールボックスのすべてのデータはどこに保存されていますか

POP または IMAP 機能を使用する場合、すべてのファイル、電子メール、フォルダー、連絡先などが Outlook データファイル (.pst) に保存されます。 Office 365、Exchange、または Outlook.com アカウントを使用している場合、メールボックスデータはオフライン Outlook データファイル (.ost) で利用できます。電子メールや添付ファイルを削除すると解決する可能性がありますが、すべての情報を PST ファイルに保存すると、ファイル自体は縮小されません。

注記：Outlook からファイルを削除するさらに 2 つの方法について説明しました。これらを使用してメールボックスのファイルサイズを手動で減らすと、さらに効果的です。

Outlook データファイル (.pst) を圧縮して縮小する

PST ファイルの利点は、電子メールを削除すると、バックグラウンドでデータベースが自動的に圧縮されることです。圧縮プロセスは、Outlook を使用していないときに行われます。以下の手順を手動で実行して、圧縮することを選択することもできます。

Outlook を開き、不要なアイテムを削除します。削除すると、ファイルは「削除済みアイテム」フォルダー内に移動します。右クリックして空にします。
[ファイル] > [アカウント設定] > をクリックします。アカウント設定。
に切り替えますデータファイルタブ。圧縮するデータファイルを選択します。次に、をクリックします設定。
[詳細設定] タブをクリックし、 >Outlook データファイルの設定。
[Outlook データファイルの設定] ダイアログで、今すぐコンパクトにそしてクリックしてくださいわかりました。

PST ファイルのサイズによっては、圧縮するのに数分かかる場合があります。

読む：方法Outlook の同期の問題フォルダーを削除する

オフライン Outlook データファイル (.ost) を圧縮して削減します。

多くの電子メールアカウントは、オフラインの Outlook データファイルを使用してデータを保存します。 OST またはオフライン Outlook データファイルは、1 つの例外を除いて PST または Outlook データファイルに似ています。オフラインの Outlook データファイル (.ost) からインポートまたはエクスポートすることはできません。

クリックファイル>アカウント設定、アカウント設定。
でデータファイルタブで、圧縮するデータファイルをクリックし、設定。
をクリックします。高度なタブ >Outlook データファイルの設定。
[Outlook データファイルの設定] ダイアログで、今すぐコンパクトにそしてクリックしてくださいわかりました。

メールクリーンアップツールを使用する

Outlook には組み込みのメールクリーンアップツールが用意されています。または、Outlook 添付ファイルクリーンアップツール削除したり PST ファイルに移動したりできる古いメッセージや大きなメッセージを検索します。また、電子メールサーバーと競合する電子メールのコピーを削除することもできます。場合によっては、サーバーからファイルを削除しても、それらのファイルはクライアント上でまだ利用可能であり、領域を占有しています。

メールボックスクリーンアップツールを実行する

[ファイル] > [ツール] > [メールボックスのクリーンアップ] をクリックします。
[メールボックスサイズの表示]、[次より古いアイテムの検索]、[次より大きいアイテムの検索]、[削除済みアイテムのサイズの表示]、[削除済みアイテムフォルダーを空にする]、[競合サイズの表示]、または [競合を空にする] を選択して、目的のタスクを実行します。

Outlook のクリーンアップ会話ツールを使用する

Outlook for Office 365、Outlook 2021/19、Office for business などには、会話をクリーンアップするツールが備わっています。会話または電子メールのスレッド同じものです。「会話ツール」が賢い。各メッセージの内容が評価され、電子メールの一部がプレビューメッセージのいずれかで利用可能な場合は、その部分が削除されます。

Microsoft Outlook でメールボックスのサイズを圧縮して削減するには、さらに 3 つのオプションがあります。