ビデオ会議で守るべきエチケット

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世界中の多くの企業は、必ずしもオフィスにいる必要のない従業員に在宅勤務機能を拡張することに抵抗を感じていません。これに関連して、あることを意識しているビデオ会議のエチケットが重要になる。

企業はテレプレゼンスとビデオ会議を活用してシームレスなエンゲージメントを実現していますが、永続的な印象を残すために採用すべきビデオ会議のエチケットのヒントとルールをいくつか紹介します。

読む:Microsoft Teams 会議を設定して参加する方法。

ビデオ会議のエチケットガイド

ビデオ会議では、全員に直接会って印象に残るような印象を残すことはできません。したがって、参考ガイドとして、これらの望ましいエチケットに従ってください。

会議の議題を事前に決めておく
背景を設定する
会議の準備をする
時間を厳守しましょう
机をきれいに保つ
視聴者を知る
関連する点を文書化する
メモを取る人を割り当てる
他の参加者に対して礼儀正しく接しましょう
使用しないときはマイクをミュートにしておく

適切なビデオ会議通話エチケットは、自信を強化し、コミュニケーションスキルを向上させるのに役立ちます。

1】会議の議題を事前に決めておく

効果的なビデオ会議を行うために不可欠な習慣は、ディスカッションのテーマを完全に理解した場合にのみ会議を開催することです。そのため、あなたがバーチャル会議を主催している場合は、すべての参加者が事前にそれについてある程度の知識を持っていることを確認してください。少なくとも 2 つのリマインダーを送信するのが安全であると考えられています。

会議の前日
会議開始の1時間前

これは、参加者が不意を突かれたり、エチケットに取り組まないよう、会議の準備をするのに役立ちます。

2]背景を設定する

影を避けるために、背景に適切な照明条件を用意することがさらに重要です。同様に、真後ろに日当たりの良い窓がある場合は、ブラインドを引いて稲妻を暗くします。さらに、散らかったオフィスや奇妙なアートワークよりも、壁やカーテンをきれいにしておいたほうが、気を散らすことを避けることができます。

ビデオ会議の相手が気を散らされないようにしてください。したがって、電話をかける前に、相手に何が表示されているかを必ず確認してください。自分の背景にあるものや他の人がそれをどう見るかを心配しすぎると、ストレスが増大し、仕事に支障をきたす可能性があります。

読む:Microsoft Teams 会議で背景をぼかす方法。

3] 会議の準備をする

カメラに向かって背筋を伸ばして座り、笑顔を浮かべてください。話すときは自然なジェスチャーを使用し、副次的な会話を避けるようにしてください。マイクを叩いたり、マイクの近くで紙をカサカサさせたりしないでください。また、動きは最小限にとどめてください。

4]時間通りに来てください

多くの人は常習的に遅刻するため、時間を厳守することが重要です。実際、これはあらゆる会議、ビデオなどに遅れないようにするための標準となるはずです。物理的な会議であれば逃げられるかもしれませんが、ビデオ会議には逃げ道がありません。

5] デスクをきれいに保つ

作業デスクが乱雑に見えたり、乱雑に見えたりしてはいけません。したがって、あなたとカメラの間に何も置かないことが重要です。紙の束、付箋、その他の文房具を机から取り除きます。 Windows デスクトップをクリーンな状態に保つこともできます。を使用します。デスクトップアイコンを非表示にする必要に応じてオプションを選択してください。

6] 聴衆を知る

ビデオ会議を通じて学校の服装規定を強制することはできないため、参加者に応じて、服装は地味なフォーマルからまったくのカジュアルまでさまざまになる可能性があります。画面に最もよく映える、明るいパステルカラーや落ち着いた色を選ぶことをお勧めします。

7] 関連事項を文書化する

リモート会議を適切に文書化すると、必要なときに詳細を効率的に思い出すことができます。さらに、会議に参加できなかった他のチームメンバーが最新情報を入手できるようにすることもできます。

8] メモ係を割り当てる

重要な点を書き留めるために常にメモ帳を用意しておくことは、総会の良い習慣と考えられています。この実践は、仮想化する場合にはさらに重要になります。したがって、会議のすべてを記録するためにメモ係を割り当てます。これによりニュアンスが追加され、誰かが議論された内容を再検討したい場合、簡単にそこに到達できるようになります。